Informativa Privacy - Partecipazione eventi on line
Il Regolamento Europeo n. 679 del 27 aprile 2016 (in seguito Regolamento) prevede la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali. Ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento vengono fornite a tutti gli Utenti di strumenti informatici forniti da ARERA (di proprietà o erogati da soggetti terzi per conto di ARERA) le seguenti informazioni:
1. Estremi identificativi del Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è l'Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente (ARERA), con sede in Corso di Porta Vittoria, 27, 20122, Milano - e-mail: info@arera.it, PEC: protocollo@pec.arera.it, centralino +39 0265565200.
2. Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati (RDP)
Il Responsabile della Protezione dei dati (RPD) è l’Avv. Davide Mula, raggiungibile ai seguenti indirizzi:
Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente, Responsabile della Protezione dei Dati Personali
Via dei Crociferi, 19 00187 Roma
email: rpd@arera.it pec: protocollo@pec.arera.it
3. Finalità e basi del trattamento
Il trattamento dei dati personali forniti al momento dell'identificazione/iscrizione per l'utilizzo degli strumenti informatici necessari alla partecipazione in modalità telematica all'incontro, evento, corso, seminario o riunione (di seguito soltanto "incontro") è utilizzato, nell'ambito delle attività istituzionali dell'Autorità, unicamente al perseguimento delle seguenti finalità:
- per la fruizione dei servizi richiesti a qualsiasi titolo tramite strumenti informatici (a fine meramente esemplificativo e non esaustivo: per la registrazione all'incontro, per la partecipazione all'incontro, per l'accesso ad eventuale materiale informatico a supporto);
- la gestione delle attività svolte a qualunque titolo tramite strumenti informatici (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: attività di lavoro, attività didattiche e di valutazione degli apprendimenti, organizzazione eventi, incontri effettuati a qualunque titolo);
- per la verifica dell'adempimento dell'obbligo formativo nelle materie previste per legge (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: sicurezza del lavoro, trattamento dei dati personali) e per consentire di erogare la formazione a distanza ai dipendenti tramite gli strumenti informatici messi a disposizione dal titolare;
- per la gestione e il monitoraggio del corretto funzionamento degli applicativi al fine di garantire la corretta erogazione dei servizi informatici;
- per la eventuale registrazione e pubblicazione dell'incontro sulla pagina intranet o Internet dell'Autorità per scopi formativi o istituzionali.
4. Basi Giuridiche
Le basi giuridiche che giustificano il trattamento dei dati sono rappresentate dall'esecuzione del contratto di lavoro, dall'adempimento ad obblighi di legge, dal legittimo interesse dell'Autorità di assicurare il normale svolgimento dell'incontro e di testimoniare e conservare la realizzazione dell'incontro.
5. Tipi di dati trattati
L'ARERA, in qualità di Titolare del trattamento, raccoglie i seguenti dati:
- Nome, cognome, eventuali informazioni di contatto, e-mail, credenziali di accesso, incontri seguiti, esito dell'eventuale test o questionario, accesso al materiale a supporto (ove presente), data/ora di accesso, durata del collegamento, indirizzo IP di collegamento.
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio per poter iscriversi/accedere/partecipare alle attività che si svolgono tramite strumenti informatici.
L'eventuale rifiuto comporta l'impossibilità per l'interessato di usufruire del servizio.
6. Modalità del trattamento
In relazione alle finalità sovraesposte, i dati ivi incluso l'eventuale ritratto contenuto in filmati/registrazioni vocali/immagini sono oggetto di trattamento con mezzi informatici, nel rispetto delle disposizioni normative in materia di trattamento dei dati personali, adottando le misure di sicurezza adeguate.
Il Titolare mette in evidenza che il trattamento dei dati da lei forniti per la partecipazione ad eventi on line avverrà attraverso l'utilizzo dello specifico strumento informatico previsto per l'erogazione del servizio stesso (a titolo di esempio Microsoft Teams, Avaya Equinox o altri strumenti che l'Autorità dovesse ritenere necessari per la corretta erogazione dell'evento).
Tutte le operazioni di trattamento dei dati sono attuate in modo da garantire l'integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati personali.
7. Periodo di conservazione dei dati
I dati saranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, nel pieno rispetto del principio di limitazione della conservazione previsto dal Regolamento e/o per il tempo necessario per obblighi di legge.
8. Categorie di destinatari dei dati
I dati trattati per le finalità di cui sopra verranno comunicati o saranno comunque accessibili ai dipendenti e collaboratori del Titolare addetti alla gestione dei sistemi informativi, che, nella loro qualità amministratori di sistema e/o autorizzati al trattamento, saranno a tal fine adeguatamente istruiti dal Titolare. Con riferimento alla sola finalità di verifica dell'adempimento dell'obbligo formativo nelle materie previste per legge, i dati saranno comunicati a personale dipendente del Titolare, autorizzato al trattamento, per il seguito di competenza.
L'accesso ai dati raccolti per le finalità di cui sopra può essere consentito dal Titolare, per lo svolgimento di attività di gestione e monitoraggio del corretto funzionamento dei servizi informatici o per la gestione di funzionalità aggiuntive, anche a soggetti esterni che, ai soli fini della prestazione richiesta, potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli interessati e che saranno debitamente nominati come Responsabili del trattamento a norma dell'art. 28 del GDPR.
Al di fuori dei casi di comunicazione di cui sopra, i dati non saranno comunicati a terzi se non per ottemperare ad obblighi di legge o rispondere a fondate istanze legali e a richieste dell'autorità giudiziaria e non saranno diffusi.
I dati raccolti non saranno oggetto di trasferimento in Paesi non appartenenti all'UE.
9. Siti web e servizi di terze parti
Gli applicativi potrebbero contenere collegamenti ad altri siti web o servizi di terze parti che dispongono di una propria informativa privacy (ad esempio: servizi in Cloud quali Microsoft Teams).
Il Titolare non risponde del trattamento dei dati effettuato da tali applicativi o da tali siti.
10. Diritti dell'Interessato di cui agli artt. 15, 16, 17 18, 20 e 21 del Regolamento
Si informa che il Regolamento Europeo 2016/679 prevede la facoltà di esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 al 23, ed in particolare il diritto di accesso e di informazione, quello di rettificazione, aggiornamento e integrazione, nonché la possibilità di richiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima e il blocco dei dati.
11. Modalità di esercizio dei diritti
L'interessato potrà esercitare tutti i diritti di cui sopra inviando una e-mail al Responsabile Protezione dei dati al contatto indicato al punto 2.
12. Reclamo
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento Europeo 2016/679 hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall'art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).